Kontrolný zoznam kozmetického auditu pred zadaním objednávky

Vedieť čo treba hľadať pri audite kozmetickej továrne pred zadaním objednávky môže znamenať rozdiel medzi uvedením produktu, na ktorý ste hrdí, a vysporiadaním sa s nákladným stiahnutím z trhu, neúspešné testy kvality, alebo porušenia pravidiel, ktoré poškodzujú povesť vašej značky. Napriek tomu mnohí zakladatelia kozmetických značiek po prvýkrát vynechajú krok auditu úplne – alebo ho považujú za formalitu a nie za serióznu hĺbkovú starostlivosť..

Realita je taká, že hlavní svetoví maloobchodníci ako H&M, IKEA, a Disney dodržiavajú svojich dodávateľov kozmetiky prísne normy auditu. Tieto spoločnosti chápu bezpečnosť spotrebiteľov, dôvera značky, a súlad s predpismi všetko začína vo výrobnom závode. Či už ste nezávislá značka, ktorá spúšťa svoju prvú SKU na Amazone, alebo etablovaná značka expandujúca do nových kategórií produktov, uplatňovanie podobnej úrovne kontroly na vašu OEM/ODM výrobca kozmetiky chráni vaše investície a vašich zákazníkov.

Táto príručka vás prevedie základnými oblasťami, ktoré by mal zahŕňať dôkladný audit kozmetickej továrne – od dodržiavania GMP a vysledovateľnosti surovín až po etické pracovné postupy a environmentálne kontroly.. Každá sekcia obsahuje špecifické otázky, ktoré je potrebné položiť, červené vlajky, ktoré treba sledovať, a benchmarky používané niektorými z najnáročnejších vlastníkov značiek na svete.

ja. Súlad s GMP a regulačné certifikácie

A. Prečo sa o GMP nedá vyjednávať

Dobrá výrobná prax (GMP) je základom každého dôveryhodného auditu kozmetickej továrne. V kozmetickom priemysle, ISO 22716 je medzinárodne uznávaný štandard GMP, zahŕňajúce všetko od personálnej hygieny a dizajnu zariadení až po výrobné kontroly a dokumentáciu. Ten U.S. FDA odkazuje na usmernenia GMP pre výrobcov kozmetiky, a nariadenia EÚ o kozmetike (ES NIE 1223/2009) výslovne vyžaduje dodržiavanie GMP pre všetky produkty predávané v Európe.

Počas vášho auditu, vyžiadať si kópie ISO výrobcu 22716 osvedčenie a overiť, že ho vydal akreditovaný orgán tretej strany – ktorý sa sám neprehlásil. Skontrolujte dátumy platnosti certifikátu. Certifikát s vypršanou platnosťou je varovným signálom, ktorý naznačuje, že továreň mohla zlyhať pri nedávnom opätovnom audite alebo prestala investovať do infraštruktúry dodržiavania predpisov..

B. Nad rámec certifikátu: Čo overiť na zemi

Certifikáty vám povedia, čo je továreň bol v čase auditu. Vaša návšteva by mala potvrdiť, čo robia dnes. Tu je to, čo treba preskúmať:

• Vzduchotechnické systémy: Sú výrobné priestory udržiavané pod pretlakom s HEPA filtráciou? Požiadajte o zobrazenie denníkov údržby systémov HVAC.
• Zónovanie: Sú sklady surovín, váženie, výroby, náplň, a oblasti balenia jasne oddelené, aby sa zabránilo krížovej kontaminácii?
• Personálne praktiky: Používajú pracovníci vhodné ochranné prostriedky (sieťky na vlasy, rukavice, šaty)? Sú na vstupných miestach zariadenia na umývanie rúk?
• Záznamy o odchýlkach: Továreň, ktorá uvádza nulové odchýlky, buď klame, alebo nemonitoruje správne. Požiadajte o kontrolu, ako dokumentujú a riešia výrobné odchýlky.

Ausmetická výhoda: s ISO 22716 osvedčenie, dodržiavanie GMPC, a registrácia FDA, Spoločnosť Ausmetics si už dlhšie zachováva štandardy GMP 27 rokov. Spoločnosť úspešne prešla auditmi spoločnosti Disney, H&M, a IKEA – organizácie známe uplatňovaním niektorých z najnáročnejších noriem dodávateľov v globálnom maloobchode. Tento záznam poskytuje praktické meradlo toho, ako vyzerá dobre vedené kozmetické zariadenie počas auditu.

II. Systémy manažérstva kvality a testovacie protokoly

A. Dokumentácia, ktorá rozpráva celý príbeh

Robustný systém riadenia kvality (QMS) ide nad rámec toho, že máte na poličke manuál kvality. Počas vašej kontrola kvality výrobcu, požiadajte o nahliadnutie do nasledujúcich dokumentov:

B. Interné laboratórium vs. Outsourcované testovanie

Opýtajte sa, či továreň udržiava interné laboratórium alebo sa úplne spolieha na laboratóriá tretích strán. Oba prístupy môžu fungovať, ale interné laboratórium umožňuje rýchlejšie kontroly kvality počas procesu a znižuje riziko prepravy nezhodných produktov. Ak má továreň svoje vlastné laboratórium, overte, či je zariadenie kalibrované a či laboratórni technici dodržiavajú zdokumentované postupy.

Pre špecifické testy, ako je konzervačná účinnosť (testovanie výzvy), analýza ťažkých kovov, a štúdie stability, validácia treťou stranou z laboratórií, ako je SGS, Intertek, alebo Bureau Veritas pridáva ďalšiu vrstvu dôveryhodnosti.

Akčné odporúčanie: Pred auditom, vyžiadajte si vzorový záznam o výrobe šarže pre akýkoľvek produkt podobný tomu, ktorý plánujete objednať. Pre úplnosť to skontrolujte. Ak továreň nedokáže rýchlo vyrobiť, to je signál, že ich postupy pri dokumentácii môžu byť nekonzistentné.

III. Zdroje surovín a sledovateľnosť dodávateľského reťazca

A. Zistite, odkiaľ pochádzajú vaše ingrediencie

Tvrdenia vašej značky – či “Vegetárian,” “bez krutosti,” “organické,” alebo “trvalo udržateľné zdroje” — sú len také dôveryhodné ako dokumentácia, ktorá sa za nimi skrýva. Dôkladný kontrolný zoznam auditu kozmetickej továrne musí zahŕňať overenie dodávateľov surovín a ich certifikácie.

Počas auditu, požiadať vidieť:

1. Zoznam schválených dodávateľov (ASL): Vedie továreň formálny zoznam preverených dodávateľov prísad?? Ako často sa kontroluje?
2. Záznamy o kvalifikácii dodávateľa: Aké kritériá používa závod na hodnotenie a schvaľovanie nových dodávateľov? Vykonávajú sami dodávateľské audity?
3. Listy so špecifikáciou prísad: Existujú zdokumentované špecifikácie pre každú surovinu?, vrátane prijateľných rozsahov vzhľadu, pH, viskozita, a čistota?
4. dokumentácia INCI: Môže továreň poskytnúť presné INCI (Medzinárodná nomenklatúra kozmetických zložiek) výpisy pre každú formuláciu?

B. Vysledovateľnosť v praxi

Vyberte si hotový výrobok zo skladového regálu a požiadajte továreň, aby ho spätne vysledovala k číslam šarží surovín používaných vo výrobe. Dobre riadené zariadenie by to malo zvládnuť v priebehu niekoľkých minút. Toto cvičenie – niekedy nazývané a posmešné odvolanie — je jedným z najviac odhaľujúcich testov, ktoré môžete vykonať počas auditu. Podľa ISO 22716 štandardné, výrobcovia musia byť schopní sledovať suroviny v každej fáze výroby.

Ak továreň bojuje s týmto cvičením alebo potrebuje hodiny na nájdenie záznamov, signalizuje medzery v ich systéme sledovateľnosti, ktoré by sa mohli stať vážnymi problémami počas skutočného stiahnutia produktu z trhu.

IV. Normy etického a sociálneho dodržiavania

A. Prečo hlavní maloobchodníci uprednostňujú sociálne audity

Ak plánujete predávať cez veľkých maloobchodníkov – alebo ak si jednoducho chcete vybudovať značku, ktorú dôverujú spotrebitelia – záleží na etickej výrobe. Maloobchodníci ako H&M vyžadujú, aby ich dodávatelia absolvovali Audit etického obchodu členov Sedexu (Obťažovaný), ktorá hodnotí pracovné normy, zdravie a bezpečnosť, environmentálneho manažmentu, a podnikateľskej etiky. Podobne, štandard IKEA IWAY a zariadenie Disney & Autorizácia tovaru (FAMA) proces stanovil prísne požiadavky na blaho pracovníkov.

Aj keď v súčasnosti predávate iba prostredníctvom svojej vlastnej webovej stránky alebo Amazonu, budovanie dodávateľského reťazca na eticky kontrolovaných továrňach vás chráni pri raste vašich distribučných kanálov. Továreň, ktorá neuspeje v sociálnom audite, by vás mohla stáť maloobchodné partnerstvo v oveľa vyššej hodnote ako samotný audit.

B. Čo je potrebné preskúmať počas časti sociálnej súladu

• Pracovná doba a nadčasy: Sú vedené časové výkazy? Vykazujú vzory nadmerných nadčasov?
• mzdy: Sú pracovníci platení aspoň vo výške miestnej minimálnej mzdy? Sú príplatky za nadčas vypočítané správne?
• Požiarna bezpečnosť: Sú núdzové východy zreteľne označené, bez prekážok, a dostatočné pre počet pracovníkov? Kedy bolo posledné požiarne cvičenie?
• Manipulácia s chemikáliami: sú karty bezpečnostných údajov (MSD) dostupné a dostupné v miestnom jazyku v blízkosti skladovacích priestorov chemikálií?
• Spätná väzba pracovníka: Má továreň mechanizmus sťažností? Sú si toho pracovníci vedomí?

Ausmetická výhoda: Ausmetika drží Certifikácia Sedex a prešiel auditmi vykonanými spoločnosťou Disney, IKEA, a H&M – tri organizácie s niektorými z najprísnejších etických požiadaviek na získavanie zdrojov na svete. Pre zakladateľov kozmetických značiek, ktorí chcú zabezpečiť, aby sa ich produkty vyrábali zodpovedne, partnerstvo s továrňou, ktorá už splnila tieto kritériá, výrazne znižuje riziko dodržiavania predpisov. Zistite viac o Ausmetika’ normy kvality a súladu.

V. R&D Schopnosti a odbornosť v oblasti formulácie

A. Hodnotenie technického tímu

Výrobné možnosti továrne sú dôležité, ale aj jeho schopnosť vyvíjať formulácie, ktoré fungujú dobre, zostať stabilné, a dodržiavať predpisy na viacerých trhoch. Počas vašej Audit kozmetiky GMP hodnotenie, rozšírte svoje hodnotenie na R&D oddelenie.

Kľúčové otázky, ktoré si treba položiť:

• Koľko R&D chemici sú na štábe, a akú majú kvalifikáciu?
• Má R&D tím zostáva aktuálny s trendmi ingrediencií, regulačné aktualizácie, a nové technológie doručovania?
• Môžu formulovať pre špecifické regulačné prostredia (EÚ, U.S., Asean, Japonsko)?
• Aká je typická časová os od konceptu po schválenú vzorku?
• Koľko nových formulácií laboratórium v ​​minulosti vyvinulo 12 mesiacov?

Továreň, ktorá vyrába iba podľa existujúcich receptúr, môže byť jednoduchá kozmetika súkromného štítku, ale ak sa chcete odlíšiť jedinečnými textúrami, kombinácie účinných látok, alebo inovatívne formáty, potrebujete partnera so serióznou formuláciou.

B. Ochrana duševného vlastníctva

Opýtajte sa, ako továreň chráni vaše proprietárne formulácie. Vyžadujú od zamestnancov, aby podpísali dohody o mlčanlivosti?? Existuje jasná politika, ktorá bráni predaju vašej receptúry iným klientom?? Pred zdieľaním akýchkoľvek chránených informácií počas auditu si vyžiadajte kópiu ich štandardnej zmluvy o dôvernosti.

Napríklad, továreň, ktorá vyvíja vlastnú receptúru séra pre vašu značku, by mala mať systémy zaisťujúce, že rovnaké zloženie nebude ponúkané konkurentovi o šesť mesiacov neskôr. Toto je obzvlášť dôležité pre podnikateľov v oblasti elektronického obchodu, ktorí pôsobia v konkurenčných kategóriách na Amazone, kde je už diferenciácia produktov náročná.

Ausmetika’ R&D tím vedie Dr. Jadir Nunes, bývalý prezident Medzinárodnej federácie spoločností kozmetických chemikov (IFSCC) s desaťročiami skúseností v Johnson & Johnson. Tento kaliber vedeckého vedenia – v kombinácii s oceneným výskumným záznamom IFSCC – umožňuje druh pokročilých receptúr, ktoré pomáhajú značkám vytvárať produkty so skutočnými konkurenčnými výhodami.. Preskúmajte Ausmetika’ Možnosti OEM a ODM aby ste videli, ako sa to premieta do podpory vývoja produktu.

VI. Váš kompletný kontrolný zoznam auditu kozmetickej továrne

Pred ďalšou návštevou závodu – či už osobne alebo prostredníctvom audítora tretej strany – použite tento kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že pokryjete každú kritickú oblasť. Vytlačte si to, zdieľajte to so svojím tímom, a ohodnotiť každú oblasť na základe úspešnosti/neúspešnosti alebo klasifikácie.

Akčné odporúčanie: Ohodnoťte každú oblasť na stupnici od 1 do 5. Akékoľvek “Kritické” bodovanie oblasti nižšie 3 by mala byť porušením dohody. Pre “Vysoká” prioritné oblasti, požiadať o plán nápravných opatrení s termínmi pred zadaním objednávky.

Často kladené otázky

Ako dlho zvyčajne trvá audit kozmetickej továrne?

Zvyčajne si vyžaduje dôkladný audit na mieste jeden až dva celé dni, v závislosti od veľkosti zariadenia a rozsahu vášho kontrolného zoznamu. Väčšie továrne s viacerými výrobnými linkami alebo tie, ktoré vyrábajú rôzne kategórie produktov (starostlivosť o pleť, starostlivosť o vlasy, kozmetika) môže vyžadovať dodatočný čas. Ak vykonávate vzdialený audit pomocou spoločnosti tretej strany, ako je SGS alebo Bureau Veritas, zohľadnite dodatočný čas na prípravu správy a následné opatrenia. Proces neunáhlite – pri povrchnom poldennom návode často chýbajú kritické problémy v dokumentácii, sledovateľnosť, a pracovné podmienky.

Môžem vykonať audit továrne na diaľku, ak nemôžem cestovať do Číny?

áno, Diaľkové audity sú odvtedy čoraz bežnejšie 2020. Môžete si najať a audítorská firma tretej strany s miestnymi audítormi v Číne, aby vykonali kontrolu vo vašom mene. Niektoré továrne ponúkajú aj živé video prehliadky svojich zariadení. Avšak, vzdialené audity majú obmedzenia – je ťažšie overiť pravosť dokumentácie, sledovať správanie pracovníkov v reálnom čase, alebo zachytiť jemné environmentálne podnety, ako sú pachy alebo hladina hluku. Pre vašu prvú objednávku u nového výrobcu, osobný audit (buď vami alebo kvalifikovaným zástupcom) dôrazne sa odporúča.

Aké certifikácie by som mal uprednostniť pri hodnotení výrobcu kozmetiky?

ISO 22716 (kozmetika GMP) by mal byť na začiatku vášho zoznamu, pretože je uznávaný regulačnými orgánmi na celom svete a je nevyhnutným predpokladom predaja na mnohých trhoch, vrátane EÚ. GMPC (Správna výrobná prax pre kozmetiku) je ďalším široko rešpektovaným štandardom. Registrácia FDA je dôležité, ak plánujete predávať v Spojených štátoch. Pre etické dodržiavanie, hľadať Členstvo v Sedex alebo certifikácia BSCI. Ak sa zameriavate na maloobchodné partnerstvá, opýtajte sa, či továreň prešla auditmi špecifickými pre značku, ako sú audity vykonávané veľkými maloobchodníkmi, čo preukazuje ich schopnosť splniť náročné štandardy tretích strán.

Aké je najčastejšie zlyhanie auditu, ktoré by sa malo týkať zakladateľov kozmetických značiek?

Najčastejším kritickým zlyhaním je slabá dokumentácia a sledovateľnosť. Továreň môže mať čisté podlahy a moderné vybavenie, ale ak nedokážu vysledovať šaržu hotového výrobku späť k číslam šarží surovín, COA dodávateľa, a výrobné záznamy v primeranom časovom rámci, ich systém kvality má zásadnú medzeru. To znamená, že ak sa vyskytne problém s bezpečnosťou potom, čo sa váš produkt dostane k spotrebiteľom, identifikácia hlavnej príčiny – a určenie rozsahu potenciálneho stiahnutia z trhu – sa stáva mimoriadne zložitým. Počas auditu vždy vykonajte simulované cvičenie na stiahnutie.

Ako často by som mal znova kontrolovať svojho výrobcu kozmetiky?

Osvedčeným postupom v odvetví je vykonávať a úplný audit ročne, s dočasnými check-inmi (diaľkové alebo skrátené návštevy na mieste) každých šesť mesiacov. Ak továreň prejde významnými zmenami – napríklad novým vlastníctvom, rozšírenie zariadenia, zmena kľúčového personálu, alebo prechod na nové kategórie produktov – je zaručený neplánovaný audit. Okrem toho, akýkoľvek incident kvality, trend sťažností zákazníkov, alebo neúspešný test tretej strany by mal spustiť okamžitý následný audit zameraný na konkrétny problém. Dôsledné monitorovanie pomáha zabezpečiť, že štandardy dodržiavané počas počiatočného auditu sú v priebehu času zachované.

Záver a ďalšie kroky

Audit kozmetickej továrne nie je kontrolou políčok – je to najdôležitejší krok, ktorý môžete urobiť na ochranu svojej značky, vašich zákazníkov, a vašu investíciu. Systematickým vyhodnocovaním dodržiavania GMP, systémy manažérstva kvality, sledovateľnosť surovín, etické normy, a R&D, získate istotu, že váš výrobný partner môže dodať produkty, ktoré spĺňajú vaše normy a očakávania regulačných orgánov na celom svete.

Kontrolný zoznam a rámec v tejto príručke odzrkadľujú rovnaké štandardy, ktoré používajú niektoré z najväčších svetových značiek, ktoré si najviac uvedomujú kvalitu. Či už zadávate svoju prvú objednávku alebo hodnotíte dlhodobý dodávateľský vzťah, tieto zásady auditu zostávajú relevantné a použiteľné.

Ak hľadáte výrobného partnera s preukázanými výsledkami pri absolvovaní najnáročnejších auditov v tomto odvetví – vrátane auditov vykonaných spoločnosťou Disney, IKEA, a H&M — Ausmetika prináša 27+ roky skúseností, ISO 22716 osvedčenie, R. svetovej triedy&D vedená bývalým prezidentom IFSCC, a infraštruktúru na podporu značiek v každej fáze rastu. Obráťte sa na tím Ausmetics diskutovať o vašich projektových požiadavkách a dozvedieť sa, ako sa továreň postavená podľa najvyšších štandardov auditu môže stať vašou konkurenčnou výhodou.